当社は、2015年8月より国際会議協会=ICCA（International Congress and Convention Association）の正会員となり、昨年はICCAが開催する54th ICCA Congress（ブエノスアイレス）に参加したことをご報告いたしました。
ICCA Congressは、国際会議に携わる様々な領域の人たちが世界中から集まって情報交換や最新情報を得る場であり、いわゆる国際会議関係者向けの学会です。毎年世界各地で開催されており、今年はマレーシアのボルネオ島にある都市、クチンにて11月13日～16日の４日間にわたり開催されました。
私は今回初めて参加する機会をいただきましたが、事前の告知方法から当日運営、開催後のアフターケアなど、国際学会の運営経験が少ない私にとって、全てが驚きと学びの連続でした。ここで印象に残ったことをご報告させていただきます。
１）事前準備
・参加者管理
参加登録時の必要情報入力項目が細部まで行き届いた内容となっており、フライト情報やオプショナルプログラム含め、個別情報がウェブ上でスムーズに行えるシステムを活用していました。
世界中の人が対象のため、現地の気候や適切な服装、現地の食事情などの共有も網羅されていました。
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アルファベット順のみで管理されたReception。
事前の個別情報管理の徹底で名札情報にすべて情報を集約。参加者混乱なし
・情報提供
専用アプリでプログラム内容を確認でき、興味あるものを選択すると自分だけのスケジュール表に自動登録。管理が容易でした。アプリはこれ以外にも高度な機能を備えていました。
２）会期中
・会場の演出
舞台演劇を見ているかのような照明演出、みんなで踊り歌うようなシーンの挿入など、エンターテイメント感の高い演出。クルーズに乗ってグループワークを行う斬新なものもありました。
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船上で行われたワークショップ 風を感じながらリラックスした雰囲気の中、
自由な発想での意見交換がなされた
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演者が船長に。細かい演出が参加者を和ませる
・コミュニケーション
初参加の人にはビーズで作ったブレスレットを交換するミッションが与えられ、積極的にコミュニケーションをとるきっかけとして良き案でした。
講演会場もラウンドテーブルのため、自然とコミュニケーションが生まれる環境でした。
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演者はフロアを行き来して話す。遊びを交えた参加型
・懇親会
昨年も開催されたCAT Night（ソーシャルイベント）が今年も催され、やっぱり大盛り上がり！ジャングルを思わせる野外会場で開催され、自然が売りのボルネオ島を体感するのにぴったりでした。ライブの生演奏もあり、最後はみんなでダンスしてクラブ会場に！夜遅くまで踊りあかしました。
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開催都市クチン（Kuching）は英語でCatの意味。
アジアグループはカチューシャとペインティングで猫に変身。
民族衣装に身を包んだスタッフと「にゃーお！」でパチリ
・オリジナリティある演者
マジシャンや歌手なども演者として招かれ、参加者の心をつかむための秘策を共有。招待講演や特別講演などの演者の視野の広さが伺えました。
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マジシャンによる講演。
マジックショーを思わせる照明の中、心理学的視点を取り入れながら、参加者サービスの心得を学んだ
・情報提供
毎日facebookやtwitterなどのSNS上で情報がアップされ、ライブ感が熱気を保つ一躍を担っていました。
３）開催後
・Thank you mail
HTMLで見やすい御礼メールが届き、全日程で撮影された写真や参加者情報が共有されました。次回開催の案内も。
ICCAへの参加で、参加者対応や舞台演出、会場設営などについて視野が広がり、非常に勉強になる、刺激のある4日間でした。日頃の業務で不足していた部分を反省するとともに、たくさんの学んだ内容を今後の業務に活かしていけるようにしたいと思います。
また、世界から集まった参加者との交流で、各国のホテル業界や航空業界、コンベンションビューローなど様々な業界の方と繋がりができたことも、大きな財産です。
ティータイムで肩肘張らずにお互いの情報交換ができたのは大変貴重でした。
ICCAメンバーでアジアが占める割合はトップとのこと。アジア諸国が国際会議へ力を入れていることが伺え、遅れをとらずにどんどん進んでいけたらという意欲も湧きました。
今回改めて認識したのは、イベントで非日常の空間を提供することの重要性。当社は医学系の学会や研究会が多く、開催する会の趣旨に応じた考慮を大前提としながらも、学びの場であっても、参加者の方々に特別な空間で楽しんでいただけるような運営を提案し、実現していけるようになりたい、と強く思いました。
主催者、協賛会社の方々にお力添えをいただきながら、記憶に残るようなイベント運営を目指して努力していきたいと思います。
株式会社メディプロデュース
中林 貴美子
